II. Board Meetings-
     
    The directors of a company exercise most of their powers in a joint 
    meeting  called  the  meeting  of  the  Board.  Section  173  of 
    Companies’ act 2013[xiii] provide for meeting of board of directors 
    where they exercise their powers and functions. This is to ensure 
    that board of directors supervise the company efficiently.
    First board meeting – The first meeting should be held within 30 
    days of the incorporation of the company. The board of directors 
    use their expertise and knowledge and discuss strategies to run the 
    company.
    Time and due date – In a year not less than 4 meetings are to be 
    held  and  not  more  than  4  months  should  pass  between  two 
    meetings.  In  other  words,  every  board  meeting  has  to  be  held 
    within 3 months to complete the required provision.
                                                                         2
    Presence of directors – The directors are not required to physically 
    present in every meeting, they can be present through other video 
    or audio means. But there may be certain matters which cannot be 
    discussed through video conferencing or audio visual means and in 
    such cases central government may prohibit the use of the same. 
    Also a director can only remain absent if granted permission by the 
    chairman.
    Notice- Every director has to be pre notified about the meeting at 
    his registered address and notice should be given in not less than 7 
    days. Moreover the decisions of the meetings are to be notified to 
    directors who were absent from it. If the person responsible for 
    notifying  defaults  from  his  duty,  he  is  liable  to  be  penalised. 
    Compliance  with  the  law  is  ascertained  when  directors  are 
    notified. [xiv]
                                                                       3
    Quorum[xv]– A definite number of members or directors have to 
    be present in the meeting according to section 174. The board 
    meeting is to comprise of 1/3 of total members or two directors 
    (whatever is feasible).
     
    III. Meetings of the Committees of Directors:
     
    The Board of Directors may form certain committees and delegate 
    some of its powers to them. These committees should consist of 
    only directors. The delegation of powers to such committees is to 
    be authorised by the Articles of Association and should be subject 
    to the provisions of the Companies Act. In a large company routine 
    matters  like  Allotment,  Transfer,  Finance  are  handled  by  sub-
    committees  of  the  Board  of  Directors.  The  meetings  of  such 
    committees are held in the same way as those of Board Meetings.
     
                                                                         4
    IV. Class Meetings
     
    When the meeting of a particular class of shareholders takes place 
    such  as  preference  shareholder  meeting,  it  is  known  as  class 
    meeting. Such a meeting can be attended only by that class of 
    shareholders.  The  articles  define  the  procedure  for  calling  such 
    meeting. Such a meeting is called for the alteration in the rights 
    and  privileges  of  the  shareholders  and  for  the  purpose  of 
    conversion of one class of shares into another.
    Under  the  Companies  Act,  class  meetings  of  various  kinds  of 
    shareholders and creditors are required to be held under different 
    circumstances. Class meetings of the holders of different classes of 
    shares are to be held if the rights attaching to these shares are to 
    be varied. 
                                                                           5
    V. Meetings of Creditors:
     
    The  meetings  of  creditors  are  called  when  the  company 
    proposes  to  make  a  scheme  for  arrangement  with  its 
    creditors. Section, 391 to 393 of the Companies Act not only 
    give  powers  to  the  company  to  compromise  with  the 
    creditors  but  also  lay  down  the  procedure  of  doing  so. 
    Creditor’s  meetings-  Under  section  230[xvi] of  the  Act, 
    companies  can  make  arrangements  with  creditors.  Such 
    arrangements are often discussed in meeting between the 
    directors,  board  and  creditors.  It  is  known  as  meeting  of 
    creditors.  In  some  cases  the  judiciary  may  also  play  an 
    important role in calling meeting of the creditors[xvii].
                                                                     6